Когда вещей, о которых нельзя забыть, много, а времени и ресурса мало, к планомерному истощению продуктивности прибавляется стресс. Вы волнуетесь, что что-то забудете, потом действительно забываете и волнуетесь еще больше. Одна из крайних стадий — вы не можете уснуть или просыпаетесь среди ночи от стойкого ощущения, что вы что-то кому-то должны, оно прогрессирует в паранойю и вот вы находите себя несчастным, замурованным в коконе низкой самооценки, неспособным разобрать всю эту кучу дел. Впору увольняться.
Как же хорошо, что все это решаемо, даже если кажется, что все пропало.
1. Не давайте задачам и долгам копиться — это самое сложное, потому что прокрастинировать лучше, чем нет. Выберите точное время, в которое вы будете заниматься этой текучкой и сделайте пару напоминаний с оповещением. Например, каждый день в 15:00 (когда все уже успело накопиться, коллеги прислали вопросов от клиентов, но день еще не закончился) у вас срабатывает уведомление, вы все бросаете и идете смотреть, что кому в каком тикете были должны сделать. Где завести задачи, где отписаться клиенту, где передать разработчикам, где потеребить приоритет.
2. Раз в неделю делайте проверку отложенных тикетов и задач на разработке, результатов которых ждут клиенты (как правило, это фиксы багов или доработки). В случае, когда реализация какой-то задачи задерживается и сроки изменились — играйте на опережение, оповестите клиента, не ждите, пока он сам вам напишет. Если вы предупредите, что это займет больше времени, он даст вам это время. Если он поймает вас на том, что вы не успели и промолчали (я знаю, как это, знаю — «ну а что, он не пишет, наверняка и сам забыл»), придется извиняться и успокаивать. Не факт, что все обернется в вашу пользу.
3. Работайте с
Pomodoro — этот старый как мир способ действительно помогает. Как только вы войдете во вкус и начнете работать в таком режиме, заметите, что можете сделать даже те дела, что долго были в топе откладываемых.
4. Оформляйте список тикетов и задач, где вы что-то кому-то должны. Держите этот список на самом видном месте экрана (например, поделите рабочее пространство на мониторе и отдайте этой колонке ⅕ справа или слева), закрепите ее и не закрывайте, в какое бы окно вы ни перешли. В идеале это должен быть лист из множества to-do пунктов со следующими особенностями:
- Его легко пополнить (пара кликов и новый пункт оформлен)
- Легко отметить, что какой-то из пунктов готов
- К каждому пункту можно добавить расширенные примечания
- Есть возможность отметить приоритет пункта и установить для него напоминание
- Есть мобильная версия, чтобы все и везде напоминало вам о долгах
5. От души хвалите себя, когда разобрались со всеми зависшими задачами. Съешьте коржик, выпейте чаю с французскими булками, посмотрите на солнышко или погладьте кота. Запретите себе получать награду до того, как будет сделано задание. Мозг быстро выстроит нужные связи и окончание неприятного дела будет связано с наградой — это поможет с мотивацией в начале работы.
6. Предупреждайте неприятности на стороне клиента: указывайте сроки, в которые кто-то вернется к нему с комментариями. Сроки указывайте с запасом и без конкретной даты, чтобы у вас всегда было время для маневров и не было мучительно стыдно за задержку: в течение дня, в ближайшую неделю, в течение 1-2 рабочих дней, до конца дня и так далее.
7. Если что-то потеряли или забыли — не умирайте. Это случается с самыми ответственными из нас и это не конец света — все можно решить искренними извинениями. Расстраиваться тоже не надо, толку от этого нет, лучше взять опыт в оборот и посмотреть, почему так получилось, что можно сделать, чтобы это не повторилось.